全国セミナー運営の裏側で起きていた“制作のひっ迫”
中小〜中堅企業向けに、経営・M&A・事業承継支援を行うあるコンサルティング会社。
全国各地で定期的にセミナーを開催し、多くの企業の意思決定に関わる重要な情報を扱っています。
その一方で、セミナー運営の裏側では、ある課題が顕在化していました。
セミナーのたびに発生する、膨大な制作業務
セミナー開催ごとに必要となるのは、
Webバナー、PPT資料、配布冊子など多岐にわたる制作物。
しかも日程は常にタイトで、直前の修正や差し替えも頻発します。
さらに扱う情報は未公開の機密情報が中心。
外部パートナーへの依頼が難しく、社内で対応せざるを得ない状況でした。
その結果、制作業務は特定の担当者に集中。
本来注力すべき企画や運営業務にまで影響が及び始めていました。
「外に出せない」なら、“中に入る”という選択
そこで導入されたのが、制作メンバーの常駐支援です。
単なるリソース補填ではなく、
デザイン・編集・制作進行の3役割を担うチームとして設計。
実際の稼働は1名でありながら、
制作業務全体を一括で担う体制を構築しました。
常駐という形を取ることで、機密性を担保しながら、
セミナーに関わるあらゆる制作物に横断的に対応できる環境を整えました。
スピード対応を前提とした制作フローへ
取り組みの中で重視したのは、「変化に強い設計」です。
セミナーは直前で内容が変わることも珍しくありません。
そこで、修正や差し替えが発生することを前提に、制作フローを再構築。
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セミナー日程起点でのスケジュール設計
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差し替えしやすいデータ構造の設計
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Web／PPT／紙媒体のトーン統一
といった仕組みを整備していきました。
また、制作進行が窓口を一本化することで、
煩雑になりがちな資料管理も整理されています。
現場で判断できる体制が、ボトルネックを解消
特に大きな効果を発揮したのが、「常駐」という体制そのものです。
セミナー直前の仕様変更にも、
現場で即判断・即対応が可能に。
外注ではどうしても発生していた確認や待ち時間がなくなり、
スピードと精度の両立が実現しました。
さらに、制作物はすべて社内環境で完結。
セキュリティ面の不安も解消されています。
制作から解放された現場が、本来の業務へ
この取り組みにより、セミナー準備における制作負荷は大きく軽減。
担当者は、企画や運営といった本来注力すべき業務に集中できるようになりました。
また、制作体制そのものも整理されたことで、
今後はさらにルールの標準化を進め、より効率的な運用を目指しています。
制作を「外に出す」か「内製する」か、その間の選択肢
機密性が高く、スピードも求められる制作業務において、
「外注できない」「内製では回らない」というジレンマは少なくありません。
今回のように、「外部人材を“内製チームとして機能させる”」という選択は、
その解決策のひとつと言えるでしょう。