中小・中堅企業を対象に、経営支援やM&A、事業承継のコンサルティングを展開されている企業様です。全国各地で定期的にセミナーを開催し、地方の経営者へ直接情報を届ける活動に注力されています。扱う情報の性質上、未公開情報や機密情報が非常に多く、高いセキュリティレベルが求められる事業特性を持っています。
導入支援開始時の状況（課題）
「セミナー準備の負荷」と「機密保持」の板挟みが課題に
こちらの企業様では、全国で開催されるセミナーごとに、Webバナー、プレゼンテーション資料（PPT）、配布用の冊子など、多岐にわたる制作物が発生していました。 特に課題となっていたのは以下の3点です。
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タイトなスケジュールと頻繁な修正：セミナー日程が過密で、直前まで情報の修正や差し替えが発生するため、迅速な対応が求められていました。
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外注の難しさ：扱う情報が極めて機密性の高い未公開情報であるため、社外への持ち出しを伴う一般的な外注が利用しにくい状況でした。
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担当者の過重負荷：これらを社内メンバーが兼務で対応していたため、本来注力すべき企画や運営業務に支障が出ていました。
実施した支援内容
制作メンバーを「常駐」させ、セミナー起点の一括対応体制を構築
これらの課題を解決するため、制作メンバーを派遣・常駐させる体制を提案しました。 単なる「作業者の派遣」ではなく、1名の常駐者が「デザイナー」「編集」「制作進行」という3つの役割を兼ね備えた「1名チーム」として機能するよう設計しました。
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一括対応体制の構築：Web・PPT・紙媒体のすべての制作物を一括で引き受ける体制を構築しました。
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スケジュール設計の最適化：セミナー開催日から逆算した制作スケジュールをあらかじめ設計。
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柔軟なフロー構築：修正や差し替えが「発生する前提」で、即座に現場判断で対応できる制作フローを整えました。
運用の工夫と苦労した点
現場判断を加速させる「窓口の一本化」と「データ設計」
セミナー直前の仕様変更は避けられない課題でしたが、常駐体制にすることで、現場の声を即座に反映できる環境を作りました。
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窓口の一本化：資料点数が多く管理が煩雑になりがちですが、制作進行役として窓口を一本化したことで、情報の整理をスムーズに行いました。
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汎用性の高いデータ構造：後からの差し替えが容易なデータ構造で設計し、表現トーンをPPT・冊子・Webで統一することで、ブランド価値の毀損を防ぎつつ効率化を図りました。
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セキュリティの担保：社外に情報を持ち出さない環境で制作を行うことで、機密情報の漏洩リスクを完全に排除しました。
成果と今後の展望
制作負荷の軽減により、社内メンバーが「本来の業務」に集中可能に
今回の取り組みにより、以下の成果が得られました。
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コア業務への集中：社内メンバーが制作作業から解放され、セミナーの企画や運営、顧客対応といった本来の業務に専念できる環境が整いました。
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セキュリティとスピードの両立：高いセキュリティを維持したまま、タイトなスケジュールにも対応できる体制が実現しました。
今後は、さらに制作ルールの標準化を進めることで、より少ないリソースで高いクオリティを維持できる仕組みづくり（勝ちパターンの構築）を目指していきます。