はじめの一歩！　ホウ・レン・ソウ

先日maro氏が「開発完了からはじまるお仕事」という記事を書かれてたので
私も全体的な仕事はじまりのマナーというか意識をふりかえってみます。

オペレーターから、デザインや多言語などのちょっと変わったお仕事や
他社さんへ出向してディレクションしたり、CTEで一回り年月が経ち（恐ろしい！）
ここ何年かは開発メンバーの進行管理のお仕事が中心です。

DTP開発はお客様依頼での自動組版やテキスト抽出等が
メインだと思われがちですが、社内の効率化や事故防止という観点で、
日常使えるスクリプト作成やプラグイン開発も多いです。

しかし弊社社内でも一番先に相談してくれれば、
もっと省力化やアドバイスができたのにもったいないなぁ〜　
と後から情報を聞いて残念に思う話が多々あります。

お客様はいつまでに、どんなものを最終的に納品希望されているのか。
ただシンプルに、これだけにすぎないのですが、
聞けない、確認できない、先を想定できない人が意外と多いです。

・最終的な納品物がどんなものか？　【仕様の確認】
・納品するための作業、やるべきタスクリスト【ワークフローの確立】
・どれくらい人や時間がかかるか？【逆算スケジュールの必要性】　

そこで、打ち合わせや必要な物の準備がはじまります。
これはDTP開発だけでなく、どんなお仕事にも通じる事かと思います。
（この【3つのポイント】の詳細についてはまた次回に…）

前置きが長くなりましたが、今回は仕事の基本として
誰しも耳にした事があるはずの「# ホウ（報告）レン（連絡）ソウ（相談）」
こちらについても自発的に実行できている人は少ないです。

ホウ・レン・ソウは、仕事上で必要なコミニケーションの要約です。
会社に属している限り、仕事は一人で完結するものではありません。
タイミングや伝えるポイント、相手の性格によっても違ってくるので、
「忙しそうだな〜」「どうせダメだろう」という自己判断や
面倒くさいから後回しにしたら忘れたと、なかなか徹底できないのかもしれませんが…　
日々のホウ・レン・ソウは自分の効率化や保守にもつながります。
お客様に対しては信用問題になりかねますので、素早く返信も基本です。

・いただいた電話やメールを1日以上放置していませんか？
・同じミスや作業を繰り返していませんか？　変更情報が共有されてますか？
・お客様や関係者から「○○の件、どうなってますか？」と
　問い合わせが度々ありませんか？　その内容を確認していますか？

長くなりましたが、仕事を円滑にするはじめの一歩！として
聞かれる前に自分からホウ・レン・ソウを心がけてみるだけで、
お仕事の流れが変わってくるかもしれません。（U）

# ちなみに私がはるか昔に習ったビジネスマナー内のホウレンソウの定義

◎ホウ＝報告　5W3H（いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように、いくら、いくつ）
　・予定より早くなる、遅くなる報告　
　・順調に進んでいる時も中間報告
　・トラブル発生時
全体的なスケジュールの調整や見通しに必要。
報告とは上司からの指示に対して、部下が経過や結果を知らせること。

◎レン＝連絡　必要な結論／事実を適切に！
　・情報の重要と緊急性を判断し、関係者へ周知
　　（内容によって連絡する順番や範囲も考える。
　　　迷った時は直属の上司に一番最初に相談が基本）　　　　　　　　　　　
　・マイナスの情報も迅速に関係者へ直接連絡
　　複雑・重複な内容の場合は口頭だけでなくメールや文書で残すのも大事。　
連絡は上下関係なく、関係者へ周知・認識共有が基本。

◎ソウ＝相談　自己判断で進めないために大切なこと
　・相談することで分からない事がはっきりしたり、自分もまわりも安心できたり、
　　他に良い方法が素早くみつかるかもしれません。
　　（アドバイスをくれたヒトにはその後の結果報告とお礼も心がけます）
　・トラブルを未然に防ぐ。
相談は判断に迷う時、疑問が起きた時に先輩や同僚など様々な人に意見をいただくこと。
ただし何でもかんでも即相談ではなく、自分の意見や方法を整理しまとめておく事も必要。